Før overtakelse

Nedenfor har vi satt opp en rekkefølge som vi mener er "best practice" før man skal i gang med overtakelse i APEX.

Dette er en guide for betalende kunder som skal gå overtakelse ved bruk av APEX.

Det å gå overtakelse i APEX er tidsbesparende og enkelt. For at opplevelsen skal bli optimal, er det noen ting som må være på plass på forhånd: 

1. Opprette prosjekt:
   Opprett prosjektet og fyll ut den informasjonen du har tilgjengelig.
   NB! I forbindelse med overtakelse er det viktig at netteier, og e-postadresser for målere er fylt ut i prosjektet. Når det er fylt ut, vil APEX kunne sende eierskifte på målere når protokollen sendes inn.
2. Opprett boliger
   Opprett i prosjektet, enten manuelt, eller ved bruk av import. Importen kan også brukes til å oppdatere informasjon om boligene som f.eks rett før overtakelse når du har mottatt målernummer for strøm av elektriker. 
   Husk å fylle ut så mye som mulig om boligen og last opp relevante dokumenter.
   Følgende punkter kommer med i overtakelsesprotokollen:
   • Bolignummer
   • Boligtype 
   • G.nr
   • S.nr
   • Parkeringsplassnummer
   • Adresse
   • Postnummer
   • Poststed
   • B.nr
   • Bodnummer
   • Ferdigattest/midlertidig brukstillatelse
   • Endringsavtaler
   • Målernummer for kaldtvann, varmtvann, fjernvarme og strøm
3. Fellesareal/utomhus
   Dersom fellesarealer skal befares/gå overtakelse på oppretter du det som en egen bolig hvor du kan legge til sameiet som kunde. Det samme gjelder for utomhus.
4. Legg til boligkunder
   Legg til boligkunder på boligene enten manuelt eller ved bruk av import. Fyll ut så mye som mulig om kundene slik at informasjonen er fylt ut på forhånd ved overtakelsen.
   NB! For at APEX skal kunne sende strømavtaler videre må følgende være utfylt:
   • Navn
   • Adresse
   • Postnummer
   • E-postadresse
   • Telefonnummer
   • Fødselsdato
5.  Last opp plantegning
   Last opp plantegning til boligene og eventuelt prosjektet. Plantegningene ligger i systemet slik at man kan markere på plantegning når man oppretter nye saker. Plantegningene vil også ligge tilgjengelig for boligkunden på MinSide under Mine Dokumenter.
6. Leverandører
   Inviter de leverandørene som ikke ligger i APEX-registeret fra før og knytt de til aktuelle fagområder. De kan også merkes som favoritter dersom de ikke hører til et spesifikt fagområde, slik at du slipper å søke etter de hver gang de skal tildeles en sak.
7. Fagområder
   Knytt riktig leverandør til riktig fagområde på prosjektet. Dersom fagområder ikke er opprettet for ditt firma, se hvordan du gjør det her.
8. FDV
   FDV kan legges til på boligene, og være tilgjengelig for boligkundene gjennom MinSide, eller FDV-byggeren. FDV kan åpnes for fagområdene, slik at leverandører kan laste opp FDV for produktene selv. Eller så kan admin/saksbehandler laste opp per fagområde selv. Dette kan også behandles fra Filer i APEX-menyen.
9. Overtakelsesmottakere 
   Sett opp overtakelsesmottakere for prosjektet dersom f.eks oppgjørsansvarlig/megler skal motta alle overtakelsesprotokoller i prosjektet.
10. Simultansignering
    Er det flere enn selger og boligkunde som skal signere på overtakelsesprotokollen, kan man legge til et ekstra felt for signering ved å bruke simultansignering. Det settes opp på forhånd, les hvordan du setter opp simultan signering her.
11. Masseutsendelse
    I forkant av overtakelsen kan det være nyttig å sende ut informasjon til boligkundene. Send ut invitasjon til alle i et prosjekt ved å bruke masseutsendelse i APEX. 

Når disse stegene er fullførte er all data på plass slik at du er klar til å gå en overtakelse i APEX!  Les veilederen for overtakelse her.

Før du starter overtakelsen anbefaler vi følgende sjekk av enheten du skal bruke:

• Oppdater nettleseren på den enheten du benytter
• Påse at enheten har nok strøm og tilgang til internett
• Dersom du bruke en IOS-enhet - skru av blokkering av pop-up varsel slik at du får opp den siste pop-up beskjeden fra APEX når du skal sende inn overtakelsen.

Da er det bare for deg å starte med overtakelser - helt uten etterarbeid! Lykke til!