Nedenfor har vi satt opp en rekkefølge som vi mener er "best practice" før man skal i gang med overtakelse i APEX.
Dette er en guide for betalende kunder som skal gå overtakelse ved bruk av APEX.
Det å gå overtakelse i APEX er tidsbesparende og enkelt. For at opplevelsen skal bli optimal, er det noen ting som må være på plass på forhånd:
- Opprette prosjekt:
Opprett prosjektet og fyll ut den informasjonen du har tilgjengelig. - Opprett boliger
Opprett boligene i prosjektet, enten manuelt, eller ved bruk av import. Importen kan også brukes til å oppdatere informasjon om boligene som eksempelvis rett før overtakelse når du har mottatt målernummer for strøm av elektriker.
Husk å fylle ut så mye som mulig om boligen og last opp relevante dokumenter.
Følgende punkter blir med på overtakelsesprotokollen:- Enhetsnavn
- Boligtype
- Gårdsnummer
- Seksjonsnummer
- Parkeringsplass-nummer
- Adresse
- Postnummer
- Poststed
- Bruksnummer
- Bodnummer
- Plantegninger
- Målernummer for kaldtvann, varmtvann, fjernvarme og strøm
- Fellesareal/utomhus
Dersom fellesarealer skal befares/gå overtakelse på oppretter du det som en egen bolig hvor du kan legge til sameiet som kunde. Det samme gjelder for utomhus. - Legg til boligkunder
Legg til boligkunder på boligene enten manuelt eller ved bruk av import. Fyll ut så mye som mulig om kundene slik at informasjonen er fylt ut på forhånd ved overtakelsen.
NB!
I forbindelse med overtakelse er det viktig at e-postadresser for målere er fylt ut i prosjektet. Når det er fylt ut, vil APEX kunne sende eierskifte på målere når det gjelder varmtvann, kaldtvann og fjernvarme når protokollen sendes inn.
Merk at eierskifte på strømmåler kun gjøres hvis du velger en strømleverandør under overtakelsen.
For at APEX skal kunne sende eierskifte av strøm til strømleverandør må følgende være utfylt korrekt:
- Navnet til boligkunden
- Hjemmeadresse og postnummer
- Fødselsdato (dd.mm.åååå)
- E-postadresse
- Mobilnummer
- Enhetens adresse og postnummer
- Målernummer
- Målerverdi
- Last opp plantegning
Last opp plantegning til boligene og eventuelt prosjektet. Plantegningene ligger i systemet slik at man kan markere på plantegning når man oppretter nye saker. Plantegningene vil også ligge tilgjengelig for boligkunden på MinSide under Mine Dokumenter. - Sjekklister
Skal det benyttes sjekkliste som gjennomgåes under overtakelse, så oppretter du først en sjekkliste-mal. Så knytter du sjekkliste-malen til det prosjektet som malen skal brukes på. Da kan du opprette flere forskjellige sjekkliste-maler, og så kan du velge hvilken mal som skal brukes på forskjellige prosjekt.
Etter malen er opprettet, og knyttet til riktig prosjekt, så vil sjekkliste-malen dukke opp automatisk ved alle overtakelser som gåes i prosjektet. - Artikkel
Ønsker dere at protokollen skal inneholde lovtekster eller andre opplysninger så gjøres det først via å opprette en artikkel.
Etter du har opprettet artikkelen så kan du knytte den til det prosjektet som du ønsker at den egendefinerte teksten skal dukke opp på. Etter det er gjort, så vil den artikkelen dukke opp automatisk på alle overtakelser som gåes i det prosjektet. - Leverandører
Inviter de leverandørene som ikke ligger i APEX-registeret fra før og knytt de til aktuelle fagområder. De kan også merkes som favoritter dersom de ikke hører til et spesifikt fagområde, slik at du slipper å søke etter de hver gang de skal tildeles en sak. - Fagområder
Knytt riktig leverandør til riktig fagområde på prosjektet. Dersom fagområder ikke er opprettet for ditt firma, se hvordan du gjør det her. - FDV
FDV kan legges til på boligene, og være tilgjengelig for boligkundene gjennom MinSide, eller FDV-byggeren. FDV kan åpnes for fagområdene, slik at leverandører kan laste opp FDV for produktene selv. Eller så kan admin/saksbehandler laste opp per fagområde selv. Dette kan også behandles fra Filer i APEX-menyen. - Overtakelsesmottakere
Sett opp overtakelsesmottakere for prosjektet dersom f.eks oppgjørsansvarlig/megler skal motta alle overtakelsesprotokoller i prosjektet. - Simultansignering
Er det flere enn selger og boligkunde som skal signere på overtakelsesprotokollen, kan man legge til et ekstra felt for signering ved å bruke simultansignering. Det settes opp på forhånd, les hvordan du setter opp simultan signering her. - Masseutsendelse
I forkant av overtakelsen kan det være nyttig å sende ut informasjon til boligkundene. Send ut invitasjon til alle i et prosjekt ved å bruke masseutsendelse i APEX.
Når disse stegene er fullførte er all data på plass slik at du er klar til å gå en overtakelse i APEX! Les veilederen for overtakelse her.
Merk! Dersom det er gått ferdigbefaring på boligen du skal gå overtakelse på, vil saker med kategori "Ferdigbefaring" bli med i overtakelsen.
Før du starter overtakelsen anbefaler vi følgende sjekk av enheten du skal bruke:
- Oppdater nettleseren på den enheten du benytter
- Påse at enheten har nok strøm og tilgang til internett
- Dersom du bruker en IOS-enhet - skru av blokkering av pop-up varsel slik at du får opp den siste pop-up beskjeden fra APEX når du skal sende inn overtakelsen.
Da er det bare for deg å starte med overtakelser - helt uten etterarbeid! Lykke til!