Nedenfor har vi satt opp en rekkefølge som vi mener er "best practice" når man skal sette opp prosjekt i APEX.
Dette er en guide for administratorer som skal i gang med å sette opp nytt prosjekt.
- Opprette prosjekt:
Opprett prosjektet og fyll ut den informasjonen du har tilgjengelig.
NB! I forbindelse med overtakelse er det viktig at netteier, og e-postadresser for målere er fylt ut i prosjektet. Når det er fylt ut, vil APEX kunne sende eierskifte på målere når protokollen sendes inn. - Legg inn saksbehandler på prosjektet:
Hvis det er noen andre enn deg som skal gjøre den daglige driften i prosjektet så kan du legge til saksbehandler på prosjektet. I APEX er det forskjellige tilganger til brukere og roller, basert på hvilken type tilgang de trenger og hva de betaler for. - Opprett boliger:
Opprett boligene i prosjektet, enten manuelt, eller ved bruk av import.
Importen kan også brukes til å oppdatere informasjon om boligene som f.eks rett før overtakelse når du har mottatt målernummer for strøm av elektriker.
Husk å fylle ut så mye som mulig om boligen og last opp relevante dokumenter. - Fellesareal/utomhus:
Dersom fellesarealer skal befares/gå overtakelse på oppretter du det som en egen bolig hvor du kan legge til sameiet som boligkunde. Det samme gjelder for utomhus. - Legg til boligkunder:
Legg til boligkunder på boligene enten manuelt eller ved bruk av import. Fyll ut så mye som mulig om kundene slik at informasjonen er fylt ut på forhånd ved en overtakelse. - Last opp plantegning:
Last opp plantegning til boligene og eventuelt prosjektet. Plantegningene ligger i systemet slik at man kan markere på plantegning når man oppretter nye saker. Plantegningene vil også ligge tilgjengelig for boligkunden på MinSide under Mine Dokumenter. - Leverandører:
Inviter de leverandørene som ikke ligger i APEX-registeret fra før og knytt de til aktuelle fagområder. De kan også merkes som favoritter dersom de ikke hører til et spesifikt fagområde, slik at du slipper å søke etter de hver gang de skal tildeles en sak. - Fagområder:
Knytt riktig leverandør til riktig fagområde på prosjektet. Dersom fagområder ikke er opprettet for ditt firma, se hvordan du gjør det her. - Befaringer:
Her kan du gå befaringer som er synlig for boligkunden, og befaringer som kun er synlig internt i prosjektet. Les mer om befaringer her. - FDV:
FDV kan legges til på boligene, og være tilgjengelig for boligkundene gjennom MinSide. FDV kan åpnes for fagområdene, slik at leverandører kan laste opp FDV selv. Eller så kan administrator laste opp per fagområde selv, eller behandle FDV fra Filer i APEX-menyen. - Sende invitasjon til boligkunder:
Når du er klare for å invitere boligkundene inn i APEX så kan du sende de invitasjon til å logge inn.
Når disse stegene er fullførte, er prosjektet ditt er komplett.