Roller i APEX

Roller og brukere i APEX har tilganger, og innsyn i varierende grad, basert på hvilken type tilgang de trenger og hva de betaler for.

Dette er en brukerveiledning for de som lurer på hva hver rolle i APEX har tilgang til.

Innhold

Boligkunde
Leverandør
Saksbehandler
Tilvalgsbehandler
Administrator

Boligkunde

Boligkunder blir invitert til APEX av en saksbehandler eller Administrator, når de har kjøpt en bolig, eller skal ha tilgang til en bolig. "MinSide" er hvor boligkunder havner etter innlogging i APEX.

Tilganger:

• Når boligkunder er logget inn i APEX, kan de sende inn feil eller mangler i form av henvendelser, som går direkte til saksbehandleren hos utbyggeren.
  • Henvendelser kan være reklamasjon, eller bare spørsmål.
  • De kan også holde oversikt over tidligere sendte henvendelser, og status på nåværende henvendelser, via fanen Mine henvendelser.
• Hvis utbygger har digitalt tilvalg for prosjektet, vil de kunne gjøre tilvalg aktivt, og boligkunden vil kunne legge inn ordre gjennom MinSide og fanen Tilvalg.
  • Her vil de også kunne holde oversikt over status på fullførte ordre, avbryte om nødvendig eller behandle handlevognen om det ikke er sendt noen ordre enda.
• Boligkunde vil da også ha tilgang til en Tilvalgsoversikt. Her vil alle tilvalg vises, som er, og har vært tilgjengelige for boligen. Det innebærer også tilvalg som er knyttet opp med en fremtidig fra-dato.
• Til slutt har de tilgang til Mine dokumenter, som er en samling av dokumenter tilhørende boligen. Hva du ser her er avhengig av hva utbygger har valgt å laste opp for boligen, men kan innebære:
  • FDV.
  • Avtaler.
  • Protokoller (overtakelse, forbefaring).
  • Plantegninger.
  • Generell informasjon.
  • Øvrige dokumenter, med mer...

Leverandør

Leverandører inviteres inn i APEX etter behov. Leverandører legges til i egne bedrifter, og kan inviteres av andre betalende bedrifter i APEX, og et firma kan invitere andre leverandører til sitt eget firma. Hvis en bedrift som er leverandører ønsker å få mer tilgang og muligheter, kan de bli en betalende kunde i APEX.

Tilganger:

• En leverandør kan invitere andre brukere til sin bedrift.
• En leverandør har tilgang til saken de har blitt lagt til på.
  • Sakene kan godtas, avslås og fullføres, samt kan du også se og sende meldinger i saken, for oppdateringer underveis.
• Som leverandør får du tilgang til sjekklister, som er knyttet opp mot saken du er leverandør på.
  • Sjekklister kan du gå inn på og krysse av utførte oppgaver underveis.
  • Legge til avvik på sjekklister, hvis dette oppstår.
• Leverandører kan også legge til filer på saker.
  • For eksempel bilder.
• Leverandører kan filtrere saker i sakslisten, siden det kan bli en del saker å holde styr på.
• Som leverandør i en bedrift med aktivt betalende abonnement i APEX, kan du også eksportere sakslisten din, i formater som PDF og regneark (CSV og Excel). Dette gjør du nederst i listen for filtrering.

Saksbehandler

 Dette er en rolle som er ment for den daglige driften, behandle henvendelser, saker og legge til leverandører på dem. Saksbehandler er en rolle du kan bli gitt på et prosjekt, både internt for ditt firma, eller eksternt for et annet firma. For å være søkbar som saksbehandler for et annet firma, må du være del av en bedrift med aktivt abonnement i APEX.

Tilganger:

• Gå overtakelse.
• Gå befaring.
• Du har standard saksbehandler, og saksbehandler lagt til på prosjekt.
  • Standard vil være saksbehandleren som automatisk blir satt som saksbehandler på saker, med mindre det blir endret manuelt.
• Saksbehandlere kan behandle innkommende henvendelser fra boligkunder, opprette nye saker og redigere saker.
• Legge til nye firma i APEX, og invitere leverandører til disse.
  • Du kan ikke invitere leverandører til firma som allerede er betalende kunder av APEX. Da gjør de dette selv, og må da kontaktes for å legge til personen du ønsker.
• Legge til leverandører fra egen, og andre bedrifter, på saker.
• En saksbehandler kan administrere hele prosjektet de er lagt til på, gjennom "Prosjekter" i APEX.
  
  • Legge til/redigere boliger.
    • Du kan også importere boliger via regneark.
  • Legge til/redigere boligkunder.
    • Du kan også importere kunder via regneark.
  • Legge til leverandør på fagområde.
• Legge til sjekkliste på saker.
• Knytte sjekklister på prosjekt.
• Knytte sjekkliste til bolig.
• Se rapportering for prosjekt du er satt som saksbehandler på.
• Kan gjøre en eksportering av sakslisten i form av PDF, og regneark (CSV og Excel).

Tilvagsbehandler

Er en rolle du kan bli gitt i din bedrift. En tilvalgbehandler kan behandle og administrere tilvalg for prosjektet. Tilvalg er en egen funksjon, og blir butikk-delen av APEX.

Ønsker dere tilvalg på deres prosjekt, så er det bare å ta kontakt med oss på support@apexapp.io for en gjennomgang!

Tilganger:

• Legge inn og redigere din bedrift sine tilvalg, i Tilvalg, som blir "lageret" med tilvalg som kan tilbys.
• Knytte tilvalg mot boliger under Tilvalgsprosjekter som blir tilvalgsbutikken dere knytter mot boligen.
• Godkjenne tilvalgsordre og behandle tilvalg.
  • Blir du satt som saksbehandler i tillegg, kan du også behandle tilvalgsakene som opprettes fra godkjente tilvalg.
• Sende inn ordre for boligkunden.
  • Du får mulighet til å se butikken som kunden har tilgang til, legge tilvalg i handlekurv og sende inn en ordre som boligkunden må signere med BankID.
• Du kan se bestillinger som er gjort per bolig.
• Masseredigere tilvalg - gjøre samme endringer på flere tilvalg, i bulk.
• Legge til leverandører på kategorier.
  • Da vil satt leverandør på kategorien automatisk få tilvalgsaken som opprettes etter godkjent ordre.

Administrator

Når et firma kommer i kontakt med oss, så blir vi enige om hvem som skal inviteres som administratorer. Dette er rollen med alle tilganger, og skal være brukeren som ikke er utelukket fra noe som foregår i bedriften og prosjektet.

Tilganger:

• Administrator har ALLE tilganger som de andre rollene har. Bortsett fra at de ikke har direkte tilgang til kundenes MinSide.
  • De kan opprette en kunde-bruker for seg selv, for å prøve seg frem og se hva resten av kundene ser.
• En Admin kan gjøre andre i firmaet til Admin.
  
  • I tillegg til å sette andre roller.
• Laste opp logo for firmaet.
• Admin har en egen under-meny i APEX, hvor de kan gjøre følgende:
  • Opprette fagområder for bedriften.
    Sette opp et fagområde med tilhørende farge. Fagområdet blir tilgjengelig for bedriften, og kan hentes inn på senere prosjekt. Når de hentes inn på et prosjekt, kan en leverandør knyttes direkte til fagområdet på prosjektet, for enkel tildeling av saker.
  • Sette Overtakelsesmottakere.
    Her legger du til andre involverte i en overtakelse, som også skal motta overtakelsesprotokollen. Dette gjør at du slipper å ettersende protokollene, til for eksempel megler. Hvem du selv måtte ønske kan legges til her, bare med et navn og en e-postadresse. Du kan også velge om mottakerne skal motta overtakelsesprotokollen fra bare ett prosjekt, eller alle prosjekt dere står for.
    Kunden som er registrert på boligen får automatisk disse, ellers ligger de også som dokument på selve boligen.
  • Redigere Kundeside info.
    Her oppretter du tekst som dukker opp på siden boligkundene logger inn på. Kun en melding vises av gangen, og det er den siste publiserte som gjelder.
  • Importere boliger.
    Her kan du legge til flere boliger på en gang, via regneark med informasjon. Disse blir da opprettet rett til valg prosjekt.
  • Importere kunder.
    Her kan du legge til flere kunder på en gang, via regneark med informasjon. Disse kundene blir lagt til på valgt prosjekt, og direkte på boliger hvis informasjonen ligger til rette for det.
  • Lage Grupper.
    Her kan du opprette et dokument som flere skal ha tilgang til, som vil fungere som en avtale, samtykke eller bare til informasjon.
  • Opprette og sende en Masseutsendelse.
    Her oppretter du en melding som SMS, e-post, eller begge deler. Meldingen sender du til mottakere du selv velger: Kunder på boliger, saksbehandlere, leverandørene på fagområdene. Alle meldingene blir sendt på en og samme gang.
  • Opprette og endre Standardtekster.
    Her setter du opp standardiserte tekster for forskjellige områder og funksjoner i APEX. Endre informasjonen som blir sendt på ordrebekreftelsen, tekst som vises i tilvalgsbutikken til kundene, endre lovteksten på overtakelsesprotokollen, osv.