Behandle henvendelser

Dette er en veileder for saksbehandlere som skal behandle henvendelser i APEX. 

Saksbehandler kan behandle henvendelsen, ved å opprette den som en sak og gi til rette leverandøren i APEX.

Opprett sak fra henvendelse

• Logg inn i APEX
• Trykk på skuffen øverst. Tallet ved siden av skuffen indikerer hvor mange henvendelser som ikke er blitt behandlet.

• Du vil da få en oversikt over henvendelsene som ligger ubehandlet, og du kan lage en sak fra en henvendelse, eller slette den.
• For å opprette en sak trykker du på det lille papir-ikonet til venstre for henvendelsen, da vil informasjonen fra henvendelsen flyttes over til saken.
  Dersom du ønsker å slette henvendelser huker du av i boksen helt til venstre og trykker slett under listen. 

• Du vil få opp et nytt vindu hvor informasjonen er flyttet over til å opprette en ny sak. Deretter kan du legge til/endre informasjon før du oppretter saken.
  Her vil du også få mer informasjon enn før, blant annet hvilken bolig henvendelsen kommer fra, og informasjon om kunden det gjelder.

• Huk av om du ønsker å sende varsel til kunde og/eller leverandør om at saken er blitt opprettet, da blir den sendt på e-postadressen som er registrert i APEX. Du har også mulighet til å sende et varsel på SMS, hvis du trykker på bryteren nede i bunnen på vinduet, der det står SMS.
  Disse blir sendt når du trykker LAGRE.
• Ønsker du å sende en melding direkte når du oppretter saken fra henvendelse, er det bare å fylle inn boksen Meldinger med din ønskede melding.
  • Velg hvem (leverandør, kunde) som skal varsles om meldingen, og hvordan (e-post, sms).
• Når du har fylt inn ønsket informasjon, oppretter du saken ved å trykke LAGRE nede til høyre. Du blir da værende på siden, og kan hoppe over til dine saker ved å gå i menyen oppe til venstre og finne Saker.

Aksepter henvendelser i bulk

Hvis du har mange saker du bare vil opprette på én og samme gang:

• Marker ønskede saker.
• Trykk Lag sak nede til venstre.
  • Skal henvendelsene slettes, i stedet for å opprettes som sak, trykk Slett.

På denne måten oppretter du saker uten å gjøre endringer i henvendelsen. Det vil si at  sakene automatisk får den standard kategorien på henvendelser, som er Reklamasjon, og med den informasjonen kunden har oppgitt.