Når boligkundene registrerer henvendelser på MinSide, vil disse henvendelsene bli synlig for saksbehandler på prosjektet.
Dette er en veileder for saksbehandlere som skal behandle henvendelser i APEX.
Saksbehandler kan behandle henvendelsen, ved å opprette den som en sak og gi til rette leverandøren i APEX.
Opprett sak fra henvendelse
- Logg inn i APEX
- Trykk på skuffen øverst. Tallet ved siden av skuffen indikerer hvor mange henvendelser som ikke er blitt behandlet.
- Du vil da få en oversikt over henvendelsene som ligger ubehandlet, og du kan lage en sak fra en henvendelse, eller slette den.
- For å opprette en sak trykker du på det lille papir-ikonet til venstre for henvendelsen, da vil informasjonen fra henvendelsen flyttes over til saken.
Dersom du ønsker å slette henvendelser huker du av i boksen helt til venstre og trykker slett under listen.
- Du vil få opp et nytt vindu hvor informasjonen er flyttet over til å opprette en ny sak. Deretter kan du legge til/endre informasjon før du oppretter saken.
Her vil du også få mer informasjon enn før, blant annet hvilken bolig henvendelsen kommer fra, og informasjon om kunden det gjelder.
- Huk av om du ønsker å sende varsel til kunde og/eller leverandør om at saken er blitt opprettet, da blir den sendt på e-postadressen som er registrert i APEX. Du har også mulighet til å sende et varsel på SMS, hvis du trykker på bryteren nede i bunnen på vinduet, der det står SMS.
Disse blir sendt når du trykker LAGRE. - Ønsker du å sende en melding direkte når du oppretter saken fra henvendelse, er det bare å fylle inn boksen Meldinger med din ønskede melding.
- Velg hvem (leverandør, kunde) som skal varsles om meldingen, og hvordan (e-post, sms).
- Når du har fylt inn ønsket informasjon, oppretter du saken ved å trykke LAGRE nede til høyre. Du blir da værende på siden, og kan hoppe over til dine saker ved å gå i menyen oppe til venstre og finne Saker.
Aksepter henvendelser i bulk
Hvis du har mange saker du bare vil opprette på én og samme gang:
- Marker ønskede saker.
- Trykk Lag sak nede til venstre.
- Skal henvendelsene slettes, i stedet for å opprettes som sak, trykk Slett.
På denne måten oppretter du saker uten å gjøre endringer i henvendelsen. Det vil si at sakene automatisk får den standard kategorien på henvendelser, som er Reklamasjon, og med den informasjonen kunden har oppgitt.
