Hurtigstart - Befaring

Før du skal i gang med befaringer av boliger og leiligheter i APEX, er det viktig å ha noen ting på plass.


Dette er en veileder for de som skal i gang med å bruke APEX, og trenger en sjekkliste for hva som skal være på plass før du starter befaring av boligen.

I den sammenhengen har vi satt sammen en liste du kan følge, for at befaringer skal gå så knirkefritt som mulig.

Innhold
Prosjekt
Boliger
Boligkunder
Saksbehandler
Leverandører
Fagområder
Sjekklister - valgfritt
Hvilken befaring skal jeg velge?

  1. Prosjekt

    1. Prosjekt må være opprettet - Les mer her
      • Navn må fylles ut, ellers er det etter preferanse.
  1. Boliger

    1. Informasjon boligene må ha
      • Bolignummer
      • Resten er valgfritt
    1. Legg til boligene på prosjektet
    1. Plantegninger
      • Du kan laste opp plantegninger på boligene - Les mer her
      • Brukes for å enkelt markere og opprette saker/avvik direkte på plantegningen.
      • Disse vil også være tilgjengelig for boligkunden via MinSide, og dokumenter tilhørende boligen.
    1. Fellesareal/utomhus
      • Dersom fellesarealer skal befares, oppretter du det som en egen bolig kalt "Fellesareal" hvor du kan legge til sameiet som kunde. Det samme gjelder når du skal opprette utomhus/boder.
        Se punkt 2 og 3 igjen.
  1. Boligkunder

    1. Informasjon på boligkundene
      • Navn
      • Adresse
      • Postnummer
      • E-postadresse
      • Telefonnummer
      • Fødselsdato
    1. Legg til boligkundene på boligene
  1. Saksbehandler

    1. Sett saksbehandler(e) på prosjektet - Les mer her
      • Dette blir de som kan gå befaringer og opprette saker for potensielle avvik og utbedringer.
  1. Leverandører

    1. Legg til leverandører - Les mer her
      • Blir de som skal utbedre avvik og få tildelt saker.
      • Legg de gjerne til som favoritter, for å enklere finne frem til de senere.
  1. Fagområder

    1. Sett opp fagområdene du har - Les mer her
      • Hvis det er avvik/saker som dukker opp på befaringen, kan fagområde velges.
    2. Knytt leverandører til riktig fagområde - Les mer her
  1. Sjekklister - valgfritt

    Sjekklister kan brukes til kvalitetssikring, blant annet, i tilfeller som befaring. Disse opprettes på forhånd, og hjelper til med å føre opp avvik og notater i punkter/saker på selve befaringen.
    1. Opprett maler for dine sjekklister
      • Sjekklistemaler er oppsettet på sjekklistene du ønsker, og kan gjenbrukes til flere boliger og prosjekter.
    1. Opprett sjekklister for  kvalitetssikring på befaring
      • Sjekklister opprettes fra malene, og kan knyttes til prosjekt, saker og befaring. 
      • Med sjekklistene følger mulighet for å føre opp avvik på satte punkter og områder.

Hvilken befaring skal jeg velge?

Når alt er på plass, og du skal gå befaring, hvilken skal du velge? Det er flere typer befaringer du kan gå, til forskjellige formål. Noen sender ut informasjon, hvor punktene over blir veldig viktige, andre sender ut litt mindre info.

Du kan også lese mer om befaring og kategorier her.

Benytter du deg av sjekklister på befaringen, vil sjekklistepunkter med synlige kategorier også legge seg hos boligkunden.

Les mer om sjekklister her.

Kategorier ikke synlig for kunde
Forbefaring: Lar deg gå en befaring uten at kunde på boligen får noe varsel. Denne kan brukes som en "intern" kategori for kvalitetssikring, og videre utbedring.
Annen: Dette er en intern kategori, som fritt kan brukes.

Avvik: Dette er en intern kategori, som fritt kan brukes. MEN! Brukes sjekklister, og du lager et avvik fra sjekklisten, vil avviket få samme kategori som på sjekklistepunktet det stammer fra.

Drift: Dette er en intern kategori, som fritt kan brukes.

HMS: Dette er en intern kategori, som fritt kan brukes.

KS: Dette er en intern kategori, som fritt kan brukes.

Oppgave: Dette er en intern kategori, som fritt kan brukes.

Oppstart: Dette er en intern kategori, som fritt kan brukes.

Prosjektering: Dette er en intern kategori, som fritt kan brukes.

Prøvedrift: Dette er en intern kategori, som fritt kan brukes.

Vedlikehold: Dette er en intern kategori, som fritt kan brukes.

Vernerunde: Dette er en intern kategori, som fritt kan brukes.

 

Kategorier synlige for kunde
Ferdigbefaring: Her vil resultatet bli lagret på boligen, hvor kunden vil få tilgang til informasjonen som er opprettet underveis via MinSide og dokumenter. De vil også bli varslet, dersom de er knyttet til boligen det gjelder. Sakene/punktene opprettet på en ferdigbefaring, vil få kategorien Ferdigbefaring og bli hentet inn når man går Overtakelse.
Ettårsbefaring: Mellom en overtakelse, og ettårsbefaring, kan man opprette saker/punkter på kategorien Ettårsbefaring, for å samle dem til man skal gå ettårsbefaring, for så og hente inn alle saker/punkter med denne kategorien på befaringen.
Overtakelsesbefaring: Denne kan benyttes hvis det skal gå en overtakelse på noe annet enn en bolig. Er det et fellesareal eller en utebod som skal befares, er denne kategorien ypperlig.
Befaring fellesareal: Kan brukes i sammenheng med befaring av fellesareal. Her blir det sent varsel og protokoll til sameiet eller satte mottakere på fellesarealet.
Reklamasjon: Denne kategorien kommer oftest inn via henvendelser fra boligkunde, eller settes selv. Denne registreres på boligen og sender varsel til den som er registrert på bolig. Boligkunde kan også holde øye med denne i henvendelser.
Henvendelse: Henvendelser blir sendt inn fra boligkunder, og kunden har oversikt over disse på MinSide.
Tilvalg: Denne kategorien vil bli synlig for kunde, da det som regel brukes til å opprette tilvalg manuelt for boligkunden. Å gå befaring på tilvalg, vil ikke gi mening.